| 推文理由 |
在社区总有召开居民开会的时候，一开会就有各种症状。迟到早退、交头接耳、麦霸和沉默金子等等情况出现，作为社工如何回应和处理，让会议顺利进行呢。今日推文就是让你学会处理居民会议各种状况。
文/甘炳光
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迟到早退，会议开始了一段时间，居民才陆续出现
应对方法：
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会议的前段时间先处理不太重要的报告事项。
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将要讨论的重要议程放在会议中段或最多人出席的时间。
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当有居民新加入讨论时，要将刚才的计划向刚到的居民作简短摘要，协助他/她尽快融入会议，跟得上讨论。
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居民不愿意坐近会议桌，喜欢坐在后排或角落
应对方法：
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用诚恳的口吻主动邀请他/她坐近。
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运用小组鼓励或压力邀请他/她。
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让他/她们明白坐近会议才能让大家看到对方及容易听到各人的讲话。
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同一时间有多人讲话/发表意见
应对方法：
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主持人音量要提高。
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可将此现象反映给全组人，例：「各位街坊，似乎听到很多人一齐讲话，大家在说什么呢！」
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向全组人建议一些发言规则，例：「似乎大家都一起讲，不知道大家能不能听得到，可不可以一个讲完另一个讲呢？」
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建议全组人先听某一个人讲话，例：「大家可不可以静一静，先听下陈先生意见，好不好？」
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离题，容易跳题或转到另一个议程
应对方法：
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多用集中技巧。
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向与会者指出时间有限，需要将话题集中。
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可将议程写在白板上或写在大纸贴在墙上，当遇到跳议程时，指着议程告诉与会者已离题，已跳到其他议题上。
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大声争发言，不听别人讲
应对方法：
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将该人的发言意译或稍微总结然后转向给大组或某人回应，略微提示该人稍听别人回应；例：「黄先生刚才都讲了好多好好的意见，主要提出我们这次去旅行的地点和收费问题，或者黄先生我们来听听其他组员对你意见的看法，好不好？」（或望李先生）：「不知道，李先生对黄先生的意见觉得如何？」
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讲话长气、滔滔不绝
应对方法：
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当对方说了一段时间，在对方稍有停顿或在某句子完结时，或对方稍有吸气时，主持人要略提高声音插入，意译或摘要对方的意见，将意见转向大组回应。
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可指出时间有限，希望给予时间其他人发言，例：「李先生讲了很多的意见，接下来的时间我们来听听其他街坊的看法如何？」
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交头接耳，私下细语
应对方法：
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定眼望着他/她们，让他/她们知道你正在留意他/她们，或突然停止讲话，望着他/她们，让其他人都注意他/她们。
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邀请他/她们将私下的谈话与大组分享，例：「黄先生、何先生好似一起有很好的意见分享，可不可以讲给大家听听呢？」
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指名发问他/她们去回应正在讨论的意见或问题，例:「黄先生，不知道你对刚才的建议同意吗？」
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要留意这两个人可能对正在讨论的话题不感兴趣，或心里有一些问题/意见不敢在大组讨论。
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沉默不作声，听多于讲
应对方法:
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多作邀请发言。
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多用目光接触及手势邀请发言。
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若对方都集中留心听其他人发言，则不要强迫他/她发言，可邀请他/她做记录或协助将意见写在白板上。
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找一些对方感兴趣或不难回答的话题，邀请他/她发言，若对方提出意见，不要忘记赞赏和鼓励。
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意见纷纭，容易出现不同意见，经常随意插嘴
应对方法：
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要多归纳、摘要及综合技巧。
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尽量将纷纭意见归纳或综合为几点，然后提示与会者集中逐项讨论。
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多争论，容易争拗
应对方法：
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不要让争拗者垄断发言，要多邀请其他人回应。
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多用引导说明技巧协助与会者将意见清楚表达，很多时，争论只是由于未清楚明白对方的看法而误会对方的意见。
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协助持相反意见者不要太快驳斥别人的意见，要给予对方机会说完才反驳。
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将争论的地方归纳出，然后逐点讨论，多邀请其他与会者发表意见。
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找出相反意见者的共同点，建立共识，减低争论。
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争拗很多时由于大家太强调某一个着重点，以至于不能沟通，最好为争论者创造一个共同架构去分析及讨论大家的意见。
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容易情绪激动、火爆
应对方法：
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若与会者情绪激动是反映其对问题的关心，主持人需要表达明白及认同其感受，然后提示冷静及心平气和地讨论的需要性。例:「陈先生刚才都讲得好激动，反映出陈先生对今天的话题都很关心，但是如果要解决这个问题，我们都需要冷静的，慢慢去讨论，从详计划。」
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若与会者不自觉地经常表达激烈情绪，而阻碍了了其他人的参与，可用情绪反映技巧，让他/她察觉留意。
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分工时依赖工作员，不愿承担工作
应对方法：
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要让与会者明白由他/她们承担工作的原因及好处。
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先赞赏对方，然后邀请他/她承担工作。
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多用小组压力或小组赞赏方法去鼓励对方承担工作，例:「有人建议由陈先生负责，大家是不是都赞成呢？」，「陈先生，你看，街坊都好支持你负责这件事，大家用掌声鼓励下陈先生吧」
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喧宾夺主，想争做主持，针对主持人的表现
应对方法：
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主持人要保持冷静，不要激动，不要弄成你与他/她争斗，影响会议进行。
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要多将其意见交回大组回应。
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多鼓励其他与会者发言，中和其针对性主持人的局面。例:「黄先生对我刚才所提的建议有不同意见，想听听其他人的看法是怎样的？」，「黄先生认为我应该讨论另外一项议程，不知大家有没有意见呢？」
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不耐烦，很想会议快些结束
应对方法：
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不要将会议拖得太长。
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每次会议不要讨论很多议程，集中两三项便足够。
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不要将重要的议程放到最后。
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最重要的是让与会者感觉其出席的重要，他/她们的意见受到出席者的尊重及聆听，大家能交流讨论，觉得开会有用。
文章来源：甘炳光编著《社区工作技巧》
